Verbetering van uw project management processen

Wij assisteren u bij het verbeteren van uw projectmanagementprocessen door het toepassen van 'Best Practices' in samenhang met het gewenste maturiteitsniveau. Daarom gebruiken wij een Projectlevenscyclus (PLC) als leidend instrument voor het verzamelen van alle benodigde informatie, tijdens de verschillende workshops. Bij voorkeur documenteren wij de PLC in onze PMTalk Software oplossing. Daar kunnen aan de hand van processtromen, rollen en verantwoordelijkheden van betrokkenen worden gedefinieerd.

De introductie of versterking van een projectmanagementcultuur kan in een paar eenvoudige stappen plaatsvinden.

Deze stappen zijn zodanig samengesteld, dat de voordelen van het procesverbeteringsprogramma snel praktisch merkbaar worden:

• Afstemming van uw gehele organisatie voor succesvolle project prestaties 
• Verbetering van het aantal succesvol afgeronde projecten 
• Verbetering van de mate waarin voldaan wordt aan de verwachtingen van de klant 
• Standaard raamwerk dat het toestaat gebruik te maken van aanwezige ervaringen uit het verleden in combinatie met 'Best Practices' 
• Reductie van de kosten voor het realiseren van de project portfolio 
• Project dashboard voor het Executive Management

Bij het introduceren of versterken van een projectmanagementcultuur in uw organisatie, wordt rekening gehouden met de volgende elementen:

Kritieke succes en risico factoren

We hebben uitgebreide ervaring met het opzetten van projectmanagement cultuurprogramma's. Naast de drie kritieke succesfactoren voor het integreren van een projectmanagement cultuur, heeft Threon een aantal risico's ontdekt waarmee rekening moet gehouden worden tijdens dergelijke programma's:

• Training van de medewerkers in het vakgebied projectmanagement is een basisvoorwaarde voor de implementatie van 'Best Practices' in een organisatie. De projectmanagement gemeenschap onderscheidt hierbij de volgende rollen: projectmanagers, die moeten beschikken over professionele projectmanagementvaardigheden, projectteamleden, die moeten begrijpen wat hun rol en bijdrage is aan het projectmanagementproces en tot slot de executives, die het proces moeten ondersteunen en eindverantwoordelijk zijn voor de implementatie van de cultuur. Voor al deze groepen, moeten aangepaste trainingen worden ontwikkeld.
• Installatie van een project-of programmamanagement office (PMO): die rol is instrumenteel voor de totstandkoming en evolutie van de projectmanagement methodologie, waarbij de projectmanagers worden ondersteund met correct toegepaste methoden - zowel vanuit het perspectief van het competence centre, als vanuit het perspectief van het coachen voor de toepassing van richtlijnen en 'Best Practices'. De PMO heeft ook een rol voor het consolideren van de projectgegevens voor rapportage naar projectteams en Executive Management.
• Bepaal een doelstelling ten aanzien van  projectmanagement maturiteit: vanuit managementperspectief is het belangrijk om duidelijke doelstellingen te formuleren voor de organisatie: in het projectmanagement dashboard moet de juiste set KPI's worden weergegeven, ten aanzien van de projectmanagement maturiteit van de organisatie. Dit is een van de sleutels voor het verbeteren van de maturiteit van een organisatie.

• Komen de verwachtingen van uw executives met betrekking tot de resultaten van het projectmanagement cultuur programma onderling overeen? Zelfs als deze verwachtingen bij aanvang zijn afgestemd, moet men zich ervan bewust zijn dat de kennis van executives ten aanzien van projectmanagement capaciteiten groeien tijdens de duur van het programma; daarmee veranderen ook hun agenda's. Continue afstemming is vereist!
• Zijn alle belanghebbenden aan boord, bij het definiëren van de projectlevenscyclus van de organisatie? Hoewel je dit een open deur kunt noemen, is dit risico zeer belangrijk voor de implementatie van projectmanagement cultuur programma's, omdat het bepalend is voor de interactie tussen het management en de besluiten ten aanzien van de projectlevenscyclus, aangepast aan de behoeften van de organisatie. Het op een laat tijdstip ontdekken van een 'vergeten belanghebbende', betekent bijna altijd, dat weer van voor af aan begonnen moet worden.
• Is de toepassing van de projectmanagement benadering en methodologie een voldongen feit? De ontwikkeling naar een toegepast projectmanagement aanpak vergt een stapsgewijze aanpak; het is geen 'Big Bang'. Daarom is de uitvoering van pilots om de toepassing van nieuwe processen', essentiële beslismomenten en 'Best Practices' te verifiëren van fundamenteel belang.
• Is er voldoende ondersteuning aanwezig op de werkvloer tijdens de implementatie? De projectmanagers moeten kunnen vertrouwen op goede documentatie over: 'Wat is de projectmanagementcultuur van deze organisatie'. Het is van essentieel belang dat richtlijnen en gebruiken voor alle projectmanagers, executives en projectteamleden eenvoudig en goed toegankelijk zijn. Tijdens de implementatie van het programma moeten de projectmedewerkers begeleid worden door het goede voorbeeld te geven: coaching met betrekking tot de richtlijnen en 'Best Practices' is een van de voorwaarden voor succesvolle omschakeling naar een gemeenschappelijke aanpak en praktisch gebruik van een werkende projectmanagementmethode.